Dalam dunia bisnis dan administrasi, dokumen adalah sesuatu yang sangat penting dan tak terelakkan. Dokumen dapat berupa surat, laporan, invoice, kontrak, dan sebagainya.
Di era digital seperti saat ini, dokumen sering kali disimpan dalam format elektronik atau digital, seperti PDF atau Word.
Dokumen itu artinya apa?
Dokumen adalah rekaman tertulis atau cetak dari informasi atau fakta yang disimpan atau disajikan untuk tujuan referensi atau bukti. Dokumen biasanya mencakup teks, gambar, grafik, tabel, atau kombinasi dari semuanya.
Dalam bisnis, dokumen dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti memberikan informasi kepada karyawan, mengatur proses bisnis, membuktikan transaksi keuangan, atau mengatur kontrak bisnis. Dokumen juga sangat penting dalam pengambilan keputusan, karena dapat menjadi referensi yang akurat dan jelas.
Namun, keberadaan dokumen juga dapat menimbulkan masalah jika tidak dikelola dengan baik. Dokumen yang tidak diatur dengan baik dapat menyebabkan kebingungan dan ketidakpastian dalam organisasi, serta memperlambat proses bisnis.
Oleh karena itu, penting untuk memiliki sistem manajemen dokumen yang efektif untuk memastikan bahwa dokumen tersedia dengan mudah dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
BACA JUGA: KLHK Luncurkan Sistem Informasi Dokumen Lingkungan Hidup Amdalnet
Dalam era digital, dokumen juga dapat disimpan dalam format elektronik atau digital. Dokumen digital dapat disimpan dengan aman dan mudah diakses melalui sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).
EDMS dapat membantu meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam manajemen dokumen, serta mengurangi biaya penyimpanan dan pengiriman dokumen fisik.
Apa saja ciri-ciri dokumen?
1. Tertulis atau dicetak
Dokumen mencakup teks, gambar, grafik, atau tabel yang ditulis atau dicetak pada media seperti kertas, dokumen elektronik, atau media lainnya.
2. Berisi informasi atau fakta
Dokumen berisi informasi atau fakta yang disajikan dengan cara tertentu, seperti laporan, catatan, atau kontrak.
3. Dapat digunakan sebagai referensi atau bukti
Dokumen dapat digunakan sebagai referensi atau bukti untuk membuktikan sesuatu, seperti transaksi keuangan atau kontrak bisnis.
4. Dapat disimpan untuk jangka waktu yang lama
Dokumen dapat disimpan untuk jangka waktu yang lama, tergantung pada jenis dokumen dan persyaratan hukum atau regulasi yang berlaku.
BACA JUGA: Ajak Masyarakat Pakai Angkutan Umum, KAI Luncurkan Film Dokumenter
5. Memiliki format atau struktur tertentu
Dokumen sering memiliki format atau struktur tertentu yang digunakan untuk menyajikan informasi atau fakta dengan cara yang teratur dan jelas.
6. Memiliki penggunaan atau tujuan tertentu
Dokumen diciptakan dengan tujuan atau penggunaan tertentu, seperti memberikan informasi atau mengatur proses bisnis.
7. Memiliki nilai atau kepentingan tertentu
Dokumen dapat memiliki nilai atau kepentingan tertentu, seperti dokumen legal atau kontrak yang memiliki nilai hukum.
8. Dapat diakses oleh pihak yang berwenang
Dokumen biasanya hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang atau memiliki hak akses untuk melihat atau mengedit dokumen tersebut.
Kesimpulannya, dokumen adalah sesuatu yang sangat penting dalam bisnis dan administrasi. Dokumen dapat berupa surat, laporan, invoice, kontrak, dan sebagainya.
Penting untuk memiliki sistem manajemen dokumen yang efektif untuk memastikan dokumen tersedia dengan mudah dan dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Dalam era digital, dokumen dapat disimpan dalam format elektronik atau digital untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam manajemen dokumen.
Editor: Ranto Rajagukguk