Mengelola Transisi Data Penjualan di Tengah Perubahan Pegawai

Di Indonesia, sekitar 84% pekerja berencana untuk mengundurkan diri dari pekerjaan mereka dalam enam bulan ke depan. Statistik ini menimbulkan kekhawatiran, terutama bagi perusahaan yang tidak memiliki sistem yang terstruktur dengan baik, terutama di departemen penjualan dalam mengelola transisi data penjualan.

Salah satu masalah krusial muncul ketika karyawan mengundurkan diri, dan penggantinya tidak memiliki akses ke data pelanggan sebelumnya. Akibatnya, beberapa perusahaan mengalami restart dalam upaya penjualan mereka, dengan risiko kehilangan peluang-peluang yang berpotensi.

Beberapa faktor kunci pun berkontribusi pada masalah ini, termasuk ketidakadaan data yang terpusat, pemanfaatan teknologi yang tidak memadai, dan dokumentasi basis data secara manual menggunakan perangkat, seperti WhatsApp pribadi dan Excel.

Selain itu, manajemen seringkali tidak memiliki visibilitas terhadap percakapan yang dilakukan oleh tim penjualan melalui WhatsApp pribadi, sehingga terjadi kurangnya kontinuitas dan transfer pengetahuan ketika seorang staf penjualan mengundurkan diri.

Asnawi Jufrie, Regional GM ASEAN di SleekFlow, menyarankan solusi untuk mengurangi risiko data pelanggan yang kurang terorganisir. Solusi ini melibatkan penggunaan data yang terpusat melalui platform Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) yang mendukung komunikasi omnichannel.

BACA JUGA: Kian Banyak Pemiliknya, Ini Taktik CRM Wuling untuk Konsumen Air Ev

Selain itu, perusahaan dapat menggunakan WhatsApp Business API (WABA) untuk komunikasi yang lebih terpusat.

“Dengan CRM, basis data kontak prospek akan tercatat dengan aman, sedangkan penggunaan WABA memungkinkan tim untuk berkolaborasi dengan menggunakan satu nomor,” ujarnya dalam laporan tertulis.

Sebagai contoh, dua klien SleekFlow, Pasima dan PaiPai Travel, mengalami permasalahan data penjualan yang tidak terpusat, yang pada akhirnya memengaruhi visibilitas antara tim penjualan dan manajemen.

Awalnya, Pasima menggunakan metode manual di mana basis data pelanggan tercatat menggunakan Excel. Metode operasional manual ini pada akhirnya memengaruhi efisiensi mereka dalam menjangkau prospek, seperti kurangnya konteks dan latar belakang kebutuhan prospek yang datang, serta proses pelayanan yang memakan waktu.

BACA JUGA: Mengapa CRM Penting Bagi Brand?

Akhirnya, Pasima beralih ke solusi komunikasi yang terpusat dengan pelanggan mereka agar pengelolaan prospek menjadi lebih baik. Dengan menggunakan layanan SleekFlow, Pasima juga membuat kategorisasi yang mudah digunakan untuk melayani setiap prospek yang datang.

Pasima juga mengadopsi WABA sehingga mereka dapat memanfaatkan satu nomor saja untuk tim penjualan menjangkau prospek yang datang. Hasilnya, anggota tim penjualan dapat memiliki transparansi terhadap setiap percakapan atau pertanyaan yang masuk dari prospek.

Sementara PaiPai Travel, mengoperasikan satu nomor yang dibagi antara tim penjualan dan pemasaran. Cara ini membuat operasional PaiPai tidak efisien, terutama ketika ada satu tim yang membutuhkan ponselnya untuk kebutuhan operasional lainnya.

Akhirnya, PaiPai Travel juga mengadopsi WABA, penyiaran, dan otomatisasi dari SleekFlow. Ketiga fitur ini menjadi strategi utama PaiPai Travel agar operasional mereka lebih efisien dan efektif, terutama dalam menjangkau pelanggan.

SleekFlow sebagai platform perdagangan sosial omnichannel, hadir dengan solusi yang memungkinkan bisnis mengelola prospek dengan mengintegrasikannya dengan CRM.

Selain itu, WABA juga memungkinkan proses komunikasi dengan pelanggan melalui satu nomor yang terpusat untuk beberapa divisi sekaligus.

Fitur kolaborator dan catatan internal juga akan memudahkan koordinasi antara staf untuk keperluan pergantian jika ada yang mengundurkan diri atau cuti sakit/cuti panjang.

BACA JUGA: WhatsApp Bakal Bisa Kirim Pesan ke Aplikasi Lain? Ini Perinciannya

Pemilik bisnis dapat memantau percakapan untuk menghindari tindakan yang dapat merugikan bisnis.Hal ini dapat meminimalisir penggunaan WhatsApp pribadi yang memiliki visibilitas yang sangat terbatas.

Selain itu, solusi CRM dari SleekFlow juga memungkinkan penyimpanan data pelanggan seperti ulang tahun, lokasi, preferensi, dan bahkan otomatisasi keterlibatan pelanggan yang terpersonalisasi. Sehingga, data penjualan bisa tertata dengan baik, dan hubungan dengan pelanggan tetap terjaga.

Selain penggunaan teknologi ini, solusi untuk mempertahankan loyalitas pelanggan dapat dicapai dengan menjalin kerja sama jangka panjang dengan tim penjualan internal.

Dengan membangun hubungan yang baik dengan tim penjualan internal, pemilik bisnis dapat memastikan bahwa database dan prosedur operasional standar (SOP) berjalan dengan baik.

Selanjutnya, ketika ada yang mengundurkan diri atau cuti panjang, proses hubungan dengan konsumen dapat tetap terjaga. Dengan cara ini, loyalitas konsumen diharapkan dapat terjaga dengan baik.

Editor: Muhammad Perkasa Al Hafiz