Oleh Muqorrobin, CEO Ansvia
Sudah satu tahun lebih pandemi COVID-19 melanda kehidupan manusia. Menjangkit 141 juta jiwa dan berhasil merenggut lebih dari tiga juta jiwa secara global. Melalui web resmi Gugus Tugas Percepatan Penanganan COVID-19, covid19.go.id, hingga April 2021, tercatat lebih dari 43 ribu jiwa di Indonesia meninggal akibat COVID-19.
Segala kebijakan yang dianggap mampu menekan laju penyebaran COVID-19 dengan cepat diterapkan. Mulai dari kebijakan social distancing yang kemudian ditingkatkan menjadi physical distancing hingga program PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar) telah dikeluarkan. Menilik penyebaran virus yang semakin meluas, pemerintah mengubah gerakan 3M menjadi 5M, yakni Memakai masker, Mencuci tangan pakai sabun dan air mengalir, Menjaga jarak, Menjauhi kerumunan, serta Membatasi mobilisasi dan interaksi.
Kondisi dunia berubah dengan kecepatan yang tidak terduga. Segala aktivitas manusia dipaksa berjalan mengikuti keadaan yang ada. Tidak ada persiapan yang disusun sebelumnya, mau tidak mau harus ‘siap’ dengan segala kondisi yang berjalan.
Masuknya kasus positif pertama di Indonesia, secara perlahan membuat para pelaku bisnis mulai menerapkan kebijakan WFH (Work from Home). Kebijakan ini dilakukan sebagai langkah awal untuk tetap menggerakkan putaran roda operasi perusahaan di masa pandemi. Strategi-strategi baru dengan cepat mulai digodok. Berjalan bersandingan dengan kecepatan laju persebaran COVID-19. Segala kebijakan harus dipikirkan dengan hati-hati untuk tetap menggerakkan laju perkembangan bisnis tanpa membahayakan nyawa karyawan.
Pelaksanaan WFH tentunya harus tetap menitik beratkan pada beberapa poin, seperti self-management, time management, resources, serta strategi penyerahan pekerjaan yang on time. Fokus utama yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan WFH adalah bagaimana karyawan tetap mampu menyelesaikan segala pekerjaan dengan baik meski harus berada di rumah.
Bangun Corporate Social Network di Masa Pandemi
Perkembangan teknologi yang begitu hebat berhasil menjelma selayaknya ‘dewa’ di tengah kekacauan dunia. Teknologi saat ini memungkinkan para pelaku bisnis bekerja dengan sistem remote. Dan tentunya, sangat menguntungkan saat kebijakan WFH wajib dijalankan.
Seluruh aktivitas perusahaan mulai dari komunikasi, kolaborasi, pengiriman file hingga koordinasi jarak jauh tidak lagi menjadi hambatan bagi perusahaan. Saat ini, telah banyak aplikasi berbasis online yang mampu menjadi jembatan antar karyawan. Sebut saja Zoom, WhatsApp, Telegram, Google (Google Meet, Google Office, Google Duo, Google Hangouts), dan Ablo. Bahkan telah banyak perusahaan yang mulai menciptakan sistem khusus untuk menghubungkan seluruh karyawan.
Di tengah keterbatasan sosial, inovasi dalam berkomunikasi perlu dilakukan oleh setiap perusahaan. Peningkatan produktivitas sebuah perusahaan tidak terlepas dari efektivitas perusahaan dalam mengelola komunikasi di dalam perusahaannya. Setiap karyawan tentunya memiliki ruang dan cara yang berbeda dalam menyelesaikan pekerjaan di rumah. Ada ruang pribadi yang tidak bisa mereka lepaskan. Beberapa dari karyawan tentunya memiliki keluarga yang harus diperhatikan ketika berada di rumah. Dengan adanya kondisi tersebut, penting untuk menunjukkan rasa toleransi dan juga pemahaman yang ekstra. Untuk itulah, komunikasi harus dilakukan dengan jelas, transparan, dan juga fleksibel dengan kondisi karyawan.
Tentunya perusahaan memiliki standar tersendiri dalam membangun komunikasi, akan lebih baik jika mereka merancang sistem komunikasi yang paling cocok untuk lingkungan usahanya. Sistem tersebut akan membantu setiap karyawan tetap saling terhubung, saling bersosialisasi, serta saling membantu jika terjadi hambatan dalam pekerjaan. Berangkat dari pemikiran di atas, maka kini muncul istilah Corporate Social Network (CSN).
Corporate Social Network (CSN), From Social Networks to Collaboration Networks
Corporate Social Network (CSN) merupakan sistem interaksi sosial untuk komunikasi dan kolaborasi antarkaryawan dalam sebuah perusahaan. Biasanya menggabungkan beberapa elemen seperti komunikasi tim, manajemen proyek, manajemen tugas, dan sarana kolaborasi ke dalam satu platform. Jaringan ini telah menyediakan berbagai fitur, mulai dari platform obrolan dasar sampai penyediaan ruang manajemen proyek yang memungkinkan untuk melacak kalender, tugas, serta dokumen-dokumen. Seluruh layanan dan fitur CSN tersebut dibuat dengan tujuan untuk mendekatkan karyawan pada dunia digital, terkhusus platform-platform digital agar persoalan Generation Gap dapat diatasi.
Tak banyak perusahaan teknologi informasi (TI) di Indonesia yang berminat mengembangkan platform social network ini. Salah satu perusahaan yang sejak tahun 2010 menjadi pelopor pengembangan social media networkadalah PT Ansvia. Perusahaan ini telah mengembangkan berbagai social network untuk kepentingan internal perusahaan-perusahaan klien. Salah satu contoh perusahaan sejak awal tahun 2010 menggunakan layanan dan fitur CSN adalah PT Djarum.
DiSiniSharing, merupakan platform CSN PT Djarum yang digunakan untuk menghubungkan satu karyawan dengan karyawan lain. Selain sebagai fitur social networking, DiSiniSharing juga dilengkapi dengan fitur Visual Gallery serta Lesson Learned. Kehadiran DiSiniSharing menjadi pioneer Knowledge Management System di Indonesia.
Platform ini digunakan oleh lebih dari 2.600 user (data statistik user periode Maret 2021). Lebih dari 80% penggunanya adalah karyawan Djarum di seluruh Indonesia dan pengguna lainnya adalah perusahaan atau unit bisnis di bawah PT Djarum group. Kini, DiSiniSharing memiliki berbagai fitur yang mumpuni dan tidak ditemukan dalam platform social media mainstream atau media sosial yang digunakan banyak orang, seperti Facebook dan Instagram.
Alasan Menggunakan Corporate Social Network
Sistem komunikasi dalam perusahaan menjadi acuan untuk menjalankan dan membangun hubungan demi tercapainya tujuan perusahaan. Sistem komunikasi yang mudah diakses sangat disarankan untuk digunakan. Karena dengan Sistem komunikasi yang tepat guna akan membantu karyawan beradaptasi dengan pekerjaan jarak jauh. Sistem komunikasi tersebut harus menyediakan beberapa fungsi pendukung yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan.
Pertama, kecepatan dalam komunikasi. Portal perusahaan atau email tidak dapat mempercepat komunikasi antar karyawan. Namun, dengan adanya Corporate Social Network memudahkan karyawan dalam berkomunikasi dengan cepat.
Kedua, kemudahan dalam berbagi informasi antarkaryawan. Memudahkan setiap karyawan untuk saling terhubung dan dapat dengan mudah mengetahui informasi terkini.
Ketiga, proses pengembangan proyek mudah dilakukan. Dengan banyaknya ide-ide yang disampaikan oleh setiap karyawan dalam membantu keberhasilan suatu proyek.
Keempat, meningkatkan produktivitas karyawan. Masing-masing karyawan lebih terhubung satu sama lain dan menjadikan komunikasi bisa berjalan dua arah sehingga produktivitas karyawan dapat meningkat.
Kelima, kolaborasi. Karyawan saling mengenal lebih baik, hubungan horizontal antardepartemen semakin meluas. Minat pada hasil kerja meningkat. Peluang luas untuk komunikasi interpersonal, pembangunan tim. Elemen komunikasi langsung yang positif diperkenalkan.
Menjaga komunikasi seluruh karyawan dengan pemanfaatan teknologi yang telah ada akan menjaga keberlangsungan operasional perusahaan di masa Pandemi. Seringnya memberikan ruang komunikasi kepada karyawan selama kebijakan WFH berlangsung akan membantunya dalam menerapkan seluruh ide yang mereka miliki dalam penyelesaian pekerjaan. Meski berjarak, komunikasi yang tetap terjaga akan mendorong karyawan untuk selalu berpikir kreatif.
*Artikel ini merupakan kolaborasi Marketeers x GDP