Eisenhower Matrix dapat menjadi solusi bagi Anda yang sering bingung dalam menentukan prioritas pekerjaan. Matriks ini sangat cocok untuk Anda gunakan dalam menyelesaikan pekerjaan di mana pun, baik berbisnis maupun menjadi karyawan.
Setiap harinya, Anda tentu akan mendapatkan banyak sekali tugas yang bisa jadi menumpuk hingga bingung harus mengerjakan yang mana terlebih dahulu. Tugas yang terus bertambah bisa membuat Anda kesulitan untuk menjaga kualitas Anda dalam bekerja.
Oleh karena itu, Anda harus dapat menentukan skala prioritas dari setiap pekerjaan Anda. Eisenhower Matrix dapat menjadi alat yang bisa Anda gunakan dalam penentuan prioritas sehingga produktivitas makin meningkat. Simak penjelasan selengkapnya berikut ini:
Apa Itu Eisenhower Matrix?
Menurut James Clear, strategi Eisenhower digunakan untuk melakukan tindakan dan mengorganisasi pekerjaan Anda menjadi lebih sederhana. Sementara itu, menurut Asana, Eisenhower Matrix merupakan alat manajemen pekerjaan yang dapat membantu Anda mengorganisasi dan memprioritaskan pekerjaan berdasarkan kategori mendesak dan penting.
Alat ini membagi tugas Anda ke dalam empat kotak kemungkinan yang bisa dipilih dalam memprioritaskan agenda Anda yang menumpuk, sebagai berikut:
– Mendesak dan penting (pekerjaan yang harus Anda kerjakan sesegera mungkin)
– Penting tapi tidak mendesak (pekerjaan yang bisa Anda jadwalkan nanti)
– Mendesak tapi tidak penting (pekerjaan yang bisa Anda delegasikan)
– Tidak mendesak dan tidak penting (pekerjaan yang harus Anda eliminasi)
Matriks ini bisa Anda gunakan untuk merencanakan pekerjaan selama satu hari, bahkan satu pekan. Selain itu, matriks tersebut dapat menjadi alat yang sederhana bagi Anda untuk menciptakan hasil jangka panjang dalam pekerjaan sehari-hari, sehingga dapat lebih fokus dan efektif dalam mengerjakan tugas.
BACA JUGA: Hindari Burnout, Jaga Pace Kerja Anda dengan Teknik Pomodoro
Perbedaan Konsep Penting dan Mendesak
Penting berarti pekerjaan yang tidak memerlukan perhatian segera, namun membantu Anda untuk mencapai tujuan dalam jangka panjang. Tugas ini memang tidak mendesak, namun bukan berarti tidak penting dan tetap wajib Anda kerjakan.
Anda harus dapat merencanakan penyelesaian tugas ini dengan matang agar dapat menyelesaikannya dengan efektif dan efisien. Sebagai contoh antara lain merencanakan proyek jangka panjang dan membangun networking dengan klien.
Mendesak berarti pekerjaan yang membutuhkan perhatian sesegera mungkin. Ketika terdapat suatu hal yang mendesak, maka kerjakan saat itu juga.
Biasanya akan ada konsekuensi yang menyertai jika Anda tidak menyelesaikan pekerjaan. Tugas ini tidak mungkin Anda hindari.
Makin lama Anda menunda tugas ini, maka akan kian banyak stres yang mungkin dialami. Hal ini malah membuat Anda kelelahan.
Sebagai contoh adalah tugas yang memiliki deadline pada hari itu juga, permintaan klien yang mendesak harus ditangani secepat mungkin, atau bahkan keran air yang rusak di rumah Anda.
Kuadran Eisenhower Matrix
Ketika Anda memiliki to-do-list yang begitu panjang, Anda tentu akan merasa overwhelming dan bingung harus mengerjakan yang mana terlebih dahulu. Dengan menggunakan Eisenhower Matrix, Anda dapat memilah satu per satu tugas mana yang ingin diselesaikan terlebih dahulu. Anda dapat memetakannya ke dalam empat kuadran.
Kuadran 1: Penting dan Mendesak (Lakukan)
Pada kuadran ini, Anda memiliki pekerjaan yang penting dan juga mendesak. Pekerjaan ini umumnya harus diselesaikan saat ini juga, memiliki konsekuensi yang cukup besar, dan berdampak pada jangka panjang.
Jika pekerjaan ini tidak segera diselesaikan, sering kali Anda akan selalu memikirkannya dan menjadi sangat stres. Sebagai contoh adalah Anda harus mencapai KPI harian dengan menuliskan artikel untuk hari ini.
BACA JUGA: SMART Goals: Strategi Efektif Capai Target dan Tujuan Karier
Kuadran 2: Penting, tapi Tidak Mendesak (Jadwalkan)
Kuadran kedua ini berisi pekerjaan yang tidak mendesak, namun penting Anda lakukan. Pekerjaan ini akan sangat berpengaruh pada tujuan jangka panjang Anda, namun tidak perlu diselesaikan saat ini juga.
Anda harus menjadwalkan waktu penyelesaiannya. Umumnya, Anda bisa mengerjakan pekerjaan ini jika pekerjaan di kuadran 1 selesai Anda kerjakan.
Anda membutuhkan manajemen waktu yang baik untuk mengerjakan tugas ini. Anda bisa menggunakan Teknik Pomodoro atau Prinsip Pareto untuk menyelesaikan tugas ini.
Sebagai contoh adalah olahraga, bertemu dengan keluarga dan sahabat, dan merencanakan strategi bisnis jangka panjang.
Kuadran 3: Tidak Penting, tapi Mendesak (Didelegasikan)
Kuadran 3 dalam Eisenhower Matrix berisi tugas yang bersifat mendesak, namun tidak terlalu penting. Walaupun tidak terlalu penting, Anda perlu menyelesaikannya saat ini juga, meski tidak berpengaruh pada jangka panjang.
Biasanya pekerjaan ini tidak diselesaikan dengan kemampuan yang spesifik, sehingga Anda bisa mendelegasikannya kepada anggota tim. Mendelegasikan pekerjaan ini sangat mengefisiensikan pekerjaan Anda dan mampu memberikan tim kesempatan untuk mengembangkan kemampuan mereka.
Sebagai contoh menjawab email, mengagendakan wawancara, dan memesan tiket perjalanan.
Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak (Hapuskan)
Pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak adalah aktivitas yang hanya menghabiskan waktu Anda dan seharusnya bisa dihapus. Aktivitas ini tidak berkontribusi pada progres tujuan Anda, namun hanya mengambil jatah waktu produktivitas.
Sebagai contoh, menonton TV selama berjam-jam, bermain media sosial, dan berbelanja online. Anda mungkin bisa melakukannya ketika seluruh pekerjaan Anda selesai.
Demikianlah penjelasan mengenai Eisenhower Matrix yang dapat menjadi alat untuk Anda mencapai tujuan melalui manajemen skala prioritas yang tepat. Dengan membuat skala prioritas yang baik, Anda bisa mengeliminasi berbagai aktivitas sia-sia yang tidak mendorong untuk mencapai tujuan.
Anda dapat memulai pembuatan skala prioritas ini dengan menjawab dua pertanyaan penting, yaitu “Untuk apa saya bekerja?” dan “Apa core values yang mendorong motivasi dalam hidup Anda?”.
Anda bisa memetakan pekerjaan Anda berdasarkan jawaban dari pertanyaan tersebut. Buat pekerjaan Anda lebih teratur dan kelola energi serta waktu Anda dengan baik melalui manajemen skala prioritas Eisenhower Matrix.
BACA JUGA: Interpersonal Skill: Kunci Cakap dan Terampil di Dunia Kerja
Editor: Ranto Rajagukguk