ERP (Enterprise Resource Planning): Mengelola Bisnis Berbasis Teknologi

17 September 2023

Enterprise Resources Planning | sumber: 123rf

Bisnis begitu kompleks dan memiliki bagian-bagian yang saling terkait dan memengaruhi satu sama lain. Kehadiran teknologi seolah menjadi solusi atas berbagai permasalahan yang kompleks menjadi sederhana.

Itulah yang menjadi gambaran dari Enterprise Resource Planning (ERP). ERP ini disebut sebagai sebuah sistem atau software berbasis teknologi yang mampu membantu bisnis dalam mengelola operasional bisnis dari hari ke hari, mulai dari pengelolaan keuangan hingga inventory.

Penggunaan ERP dalam bisnis selaras dengan kondisi perusahaan yang mungkin menginginkan perubahan secara fundamental, mengajak teknologi ke dalam aktivitas bisnisnya demi kemajuan bisnis itu sendiri. Untuk memahami lebih lanjut, simak penjelasan mengenai ERP berikut ini:

Apa itu ERP?

Melansir dari Coursera, ERP adalah software, tools, dan teknologi yang digunakan untuk mengelola operasional bisnis harian dan mengotomasi proses perusahaan, seperti accounting, supply chain, manufacturing, project management hingga human resources.

Oleh karena itu, dalam dunia ERP dikenal dengan modul yang beragam sesuai dengan fungsi bisnis masing-masing. Dengan mengimplementasikan ERP, fungsi yang banyak tersebut dapat menjadi sebuah sistem yang terintegrasi satu sama lain.

Menyadur dari SAP, sistem ERP yang saat ini digunakan sudah banyak mengalami perubahan semenjak beberapa dekade lalu. Teknologi yang digunakan sudah menggunakan cloud, artificial intelligence (AI), hingga machine learning.

Dengan teknologi yang begitu canggih, ERP ini mampu mengotomatisasi berbagai hal secara cerdas, jauh lebih efisien, dan begitu cepat dan pintar.

Keuntungan menerapkan ERP

Secara keseluruhan, penerapan ERP dalam aktivitas bisnis sebuah perusahaan mampu menghemat waktu, sumber daya, dan uang. Berikut beberapa keuntungan yang diperoleh jika Anda menggunakan ERP:

1. Peningkatan akurasi dan produktivitas

Dengan sistem ini, proses bisnis akan dapat diintegrasikan dan diotomatisasi sehingga berbagai pekerjaan yang berlebihan dapat dieliminasi. Hal ini membantu peningkatan akurasi dan produktivitas pekerjaan.

Selain itu, berbagai divisi yang prosesnya saling terkoneksi akan dapat disinkronisasi dengan begitu cepat dan menghasilkan output yang lebih baik.

2. Peningkatan laporan

Sistem ini mampu menyajikan pelaporan data secara real-time hanya dari satu sumber sistem saja. Dengan begitu, data yang dilaporkan akan jauh lebih akurat dan lengkap, sehingga proses perencanaan, penganggaran, proyeksi, dan komunikasi akan berjalan dengan baik di seluruh bagian perusahaan hingga tingkat individu.

3. Peningkatan efisiensi

ERP membantu bisnis untuk secara cepat dapat mengakses informasi untuk para klien, vendor, dan mitra bisnis. Ini memudahkan bisnis untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan karyawan serta meningkatkan kecepatan dalam merespons, sehingga biaya yang dikeluarkan akan jauh lebih efisien.

4. Peningkatan kolaborasi

Setiap bagian perusahaan yang menerapkan sistem ini akan mampu saling berkolaborasi dan berbagai pengetahuan melalui sinergitas. ERP sangat baik untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan setiap karyawan yang terlibat.

Dengan begitu, perusahaan akan memiliki pandangan yang jauh lebih baik dalam melihat kinerja karyawannya untuk dapat berkontribusi terhadap perusahaan. Pekerjaan yang sifatnya remeh hingga manual akan lebih mudah dieliminasi, sehingga karyawan dapat mengalokasikan waktunya lebih banyak untuk pekerjaan yang lebih berarti.

Bagaimana sistem ERP bekerja

Jika perusahaan perlu menggunakan lima sistem yang berbeda untuk mengotomatiskan berbagai pekerjaan, produksi, dan operasional, maka karyawan Anda harus mempelajari berbagai software yang begitu banyak hanya untuk tugas yang sederhana.

Namun, ERP berbeda. ERP menyajikan sistem database terpusat yang menyederhanakan berbagai pekerjaan dan data perusahaan dalam satu sistem yang dibedakan dengan berbagai modul.

Modul pekerjaan yang bisa diselesaikan oleh sistem mulai dari supply chain management, inventory management, project management, warehouse management, human resources information system, sales, marketing automation, accounting hingga customer relationship management (CRM).

Pada beberapa layanan Enterprise Resource Planning, perusahaan dapat mempersonalisasi modul tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Kebutuhan bisnis yang beragam umumnya ditentukan oleh berbagai jenis industri, seperti industri manufaktur, kesehatan, e-commerce, konstruksi, food & beverage, hospitality, telekomunikasi, media dan hiburan, pemerintahan, NGO, transportasi dan logistik.

Contoh penerapan ERP

Cadbury

Cadbury sebagai produsen cokelat yang populer di dunia telah berhasil menerapkan sistem ERP untuk berbagai keperluan bisnisnya. Pada awalnya, perusahaan ini memiliki banyak sistem yang tak mampu meningkatkan pertumbuhan perusahaan dan malah menjadikan aktivitas Cadbury tidak efektif.

Kemudian, Cadbury mulai menerapkan ERP yang mengintegrasikan sistem yang kompleks tersebut menjadi terstandar, sehingga pekerjaan dan koordinasi menjadi mulus dan terintegrasi.

Sistem ERP

Terdapat banyak perusahaan layanan sistem ERP, antara lain yang paling populer digunakan perusahaan besar adalah Systems Analysis and Program Development (SAP), Oracle ERP, dan Microsoft Dynamics 365.

Untuk di Indonesia sendiri pun cukup banyak layanan sistem yang bisa Anda coba, seperti HashMicro, Equip ERP, Mekari, Jurnal, Talenta, dan lain sebagainya.

Kesimpulannya, cobalah cari tahu lebih banyak terlebih dahulu sistem apa yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Sebelum Anda berlangganan sistem ini, cobalah minta demo produk terlebih dahulu untuk Anda dapat benar-benar memastikan bagaimana sistem ini bermanfaat untuk bisnis Anda.

Jangan lupa untuk perhitungkan biaya yang harus Anda keluarkan untuk menerapkan ERP. Mayoritas sistem ini cukup memiliki biaya tinggi, namun bisa Anda jadikan sebagai investasi di masa depan. Namun, saat ini juga sudah banyak sistem ERP yang ditawarkan kepada pelaku UKM dengan harga berlangganan yang cukup terjangkau.

Editor: Ranto Rajagukguk